Vad är rekommenderad e-post?
Rekommenderad e-post är en rekommenderad försändelse som skickas med e-post i stället för med posten. Det registreras vem som skickade meddelandet, när det skickades och när det levererades. Den här sidan förklarar vad det innebär – oavsett om du har fått ett sådant meddelande eller själv vill skicka ett.
Du har fått rekommenderad e-post
Då har någon skickat ett dokument till dig och vill kunna visa att det har skett, och när. Det kan till exempel vara en reklamation, ett klagomål eller ett krav. Meddelandet kommer från vår adress eftersom vi sköter leveransen, men vi är inte avsändare och ansvarar inte för innehållet.
Meddelandet kommer från aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl. Adressen är nederländsk ("aangetekende brief versturen" betyder "skicka rekommenderat brev") eftersom leveransen går via SecuMailer, en kvalificerad leverantör i Nederländerna. Så är det även när avsändaren är svensk.
Så ser du att meddelandet är äkta
- Det kommer från aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl.
- Avsändarens namn står i meddelandet, bekräftat med BankID via avsändarens egen bank – inte bara inskrivet i ett textfält.
- Det finns en referens som börjar med AM.
- Du får ett sms med en kod till ditt mobilnummer. Koden behöver du för att få dokumentet.
Det här gör vi aldrig
- Som mottagare ber vi dig aldrig att legitimera dig med BankID. Du använder bara sms-koden.
- Vi ber dig aldrig om lösenord eller kortuppgifter.
- Vi ber dig aldrig att betala för att läsa ett meddelande.
- Vi ber dig aldrig att installera något eller skapa ett konto.
Vad ska du göra nu? Vill du ha dokumentet anger du sms-koden när du blir ombedd. Först därefter levereras dokumentet till dig. Anger du aldrig koden får du inte dokumentet, och avsändaren får bara bevis på att det inte levererades.
Dokumentet kan innehålla en tidsfrist. Levereras det inte digitalt kan avsändaren välja att skicka det på annat sätt, till exempel med posten.
Vill du svara svarar du bara på e-postmeddelandet. Ditt svar går direkt till avsändaren och inte till oss.
Är du osäker?
- Klicka inte på något och ange ingen kod förrän du har kontrollerat meddelandet.
- Kontrollera avsändaradressen och referensen enligt ovan.
- Kontakta avsändaren via en kanal som du själv känner till, till exempel ett telefonnummer eller en e-postadress som du redan har, och fråga om meddelandet kommer därifrån.
- Mejla support@briefverzenden.nl och skicka med referensen.
- Du kan själv slå upp att Secumail B.V. är en kvalificerad leverantör – se "Kontrollera själv" längst ner på sidan.
Så fungerar det, steg för steg
- 1
Avsändaren legitimerar sig
Med BankID, via sin egen bank. En rekommenderad försändelse är inte mycket värd om det inte står klart vem som skickar den, och ett inskrivet namn bevisar ingenting. Namnet som BankID bekräftar står i meddelandet till mottagaren.
- 2
Avsändaren laddar upp dokumentet och mottagarens uppgifter
Brevet som PDF, plus mottagarens e-postadress och mobilnummer. Numret är obligatoriskt: utan sms-kod kan mottagaren inte identifiera sig, och utan identifiering blir det ingen leverans – bara bevis på att leveransen inte lyckades.
- 3
Mottagaren identifierar sig med en sms-kod
Det sker innan dokumentet levereras. Koden skickas till det nummer som avsändaren har angett och uppfyller tillitsnivån betydande eller hög enligt eIDAS. Anger mottagaren aldrig koden levereras dokumentet inte.
- 4
Meddelandet förseglas och levereras
Meddelandet får en kvalificerad elektronisk stämpel och en kvalificerad tidsstämpel och skickas sedan till mottagarens inkorg. Det är stämpeln som senare visar att ingenting har ändrats på vägen.
- 5
Ett bevis upprättas
För avsändningen och för leveransen. Det innehåller exakt tidpunkt och svaret från mottagarens e-postserver. Lyckas leveransen inte, registreras även det – en misslyckad leverans är också ett bevis.
Vad beviset innehåller
Beviset är en PDF på tre sidor. Den första sidan beskriver försändelsen, den andra visar att meddelandet inte har ändrats på vägen och den tredje förklarar vad fälten betyder. Det här står i beviset:
| Fält | Vad det visar |
|---|---|
| Avsändare och mottagare | De två e-postadresserna och den organisation som meddelandet skickades på uppdrag av. |
| Tidsstämpel för avsändning | Datum och tid när meddelandet lämnade plattformen. |
| Tidsstämpel för mottagande | Datum och tid när mottagarens e-postserver tog emot det. |
| Ämne och bilagor | Ämnet samt namn och storlek på varje bifogad fil. |
| Message ID | Den unika identifieraren för just det här meddelandet. |
| Hashvärde, två gånger | Ett kontrollvärde som beräknas utifrån innehållet, vid ankomst och vid leverans. Är värdena lika har ingenting ändrats på vägen. |
| Leveransstatus | Delivery, Complaint, Bounce, Portal eller Disputed – se nedan. |
| Mottagningskvitto | Det ordagranna svaret från mottagarens e-postserver. |
- Delivery – meddelandet har levererats till mottagaren.
- Complaint – levererat, men mottagaren har markerat det som skräppost.
- Bounce – inte levererat. Avsändaren får besked om orsaken.
- Portal – meddelandet kunde inte levereras säkert med e-post och har gjorts tillgängligt via en säker portal.
- Disputed – mottagaren uppger att meddelandet inte har kommit fram.
Vad det innebär juridiskt
Rekommenderad e-post omfattas av eIDAS, EU-förordningen om elektronisk identifiering och betrodda tjänster (förordning (EU) nr 910/2014). Förordningen skiljer mellan två nivåer, och det är skillnaden mellan dem som spelar roll.
Data som skickas med en icke-kvalificerad tjänst för elektroniska rekommenderade leveranser får inte förvägras rättslig verkan eller giltighet som bevis vid rättsliga förfaranden enbart för att de är elektroniska. För en kvalificerad tjänst går förordningen ett steg längre: då gäller en presumtion för att uppgifterna är oförändrade, att de har skickats av den identifierade avsändaren och tagits emot av den identifierade mottagaren, och att angivet datum och angiven tid är korrekta. Det står i artikel 43.2 i eIDAS.
Presumtionen kan motbevisas: den som ifrågasätter uppgifterna har bevisbördan men kan visa motsatsen. Den avgör inte heller om ett meddelande uppfyller de formkrav som lag eller avtal ställer.
Våra försändelser går via SecuMailer (Secumail B.V.), en kvalificerad tillhandahållare av betrodda tjänster som finns på EU:s betrodda förteckningar och står under tillsyn av den nederländska myndigheten Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Den kvalificerade statusen gäller i hela EU, även i Sverige. Vi tar emot beställningen, SecuMailer tillhandahåller den kvalificerade tjänsten.
Det här ska du tänka på
- Kräver lagen eller ditt avtal ett brev med posten, skicka då med posten.
- Uppsägning av hyres- eller arrendeavtal (12 kap. 8 § respektive 8 kap. 8 § jordabalken) och delgivning som föreskrivs i lag kan inte göras via den här kanalen. Skicka då med posten (rekommenderat brev).
- Beviset gäller avsändning och leverans, inte innehållet. Det som står i ditt brev är ditt ansvar.
- Beviset visar inte om mottagaren har läst meddelandet.
Skillnaden mot ett rekommenderat brev med posten
| Rekommenderad e-post | Rekommenderat brev med posten |
|---|---|
| Skickas direkt | Delas ut med posten |
| Mottagaren identifierar sig med en sms-kod | Mottagaren kvitterar ut brevet mot legitimation |
| Kräver mottagarens e-postadress och mobilnummer | Kräver mottagarens postadress |
| Bevis med tidsstämplar och integritetskontroll | Spårning och kvittens |
| Fungerar över gränserna utan tillägg | Priset beror på vikt och destination |
E-post går snabbare. Skicka med posten när lagen eller ditt avtal kräver ett brev med posten, när det gäller uppsägning av hyres- eller arrendeavtal eller delgivning, eller när du inte har mottagarens mobilnummer.
Vad vi gör med dina uppgifter
- Mottagarens mobilnummer använder vi bara till den sms-kod som behövs för leveransen.
- Från legitimeringen med BankID använder vi bara avsändarens namn. Det står i meddelandet, eftersom mottagaren ska kunna se vem det kommer från.
- Dokumentet sparas tillfälligt för att kunna levereras och raderas sedan.
- Vi läser inte ditt brev och använder inte innehållet till något.
Vanliga frågor
Har rekommenderad e-post samma verkan som ett rekommenderat brev med posten?
Inte automatiskt. För en kvalificerad tjänst gäller en presumtion, som kan motbevisas, för att uppgifterna är oförändrade, har skickats av den identifierade avsändaren och tagits emot av den identifierade mottagaren, och att angivet datum och angiven tid är korrekta (artikel 43.2 i eIDAS). Kräver lagen eller ditt avtal ett brev med posten – som vid uppsägning av hyres- eller arrendeavtal eller vid delgivning – skicka då med posten.
Varför har avsändaren mitt mobilnummer?
För att du ska kunna identifiera dig innan dokumentet levereras till dig, och det görs med en sms-kod. Ingen identifiering, ingen leverans. Numret används bara till koden.
Vad händer om jag inte anger koden?
Då levereras dokumentet inte till dig, och avsändaren får bara bevis på att det inte levererades. Avsändaren kan då välja att skicka det på annat sätt, till exempel med posten.
Behöver jag BankID för att få meddelandet?
Nej. Som mottagare använder du bara sms-koden. Det är avsändaren som har legitimerat sig med BankID, inte du. Blir du ombedd att legitimera dig med BankID för att få meddelandet kommer det inte från oss.
Kan avsändaren se om jag har läst meddelandet?
Nej. Beviset gäller avsändning och leverans. Om och när du öppnar dokumentet står inte i det.
Varför kommer e-postmeddelandet från en nederländsk adress?
Eftersom leveransen går via SecuMailer (Secumail B.V.), en kvalificerad leverantör i Nederländerna, och vi skickar från en adress som är registrerad hos SecuMailer: aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl. "Aangetekende brief versturen" är nederländska för "skicka rekommenderat brev". Den kvalificerade statusen gäller i hela EU.
Jag tror att det är nätfiske. Hur kontrollerar jag det?
Kontrollera att meddelandet kommer från aangetekend@aangetekendebriefversturen.nl och att det finns en referens som börjar med AM. Som mottagare ber vi dig aldrig att legitimera dig med BankID och aldrig om lösenord, kortuppgifter eller betalning. Är du osäker kontaktar du avsändaren via en kanal som du själv känner till, eller mejlar support@briefverzenden.nl med referensen – och klickar inte på något under tiden.
Vad händer om meddelandet inte kan levereras?
Då registreras det med orsaken, och avsändaren får besked. En misslyckad leverans är också ett bevis: den visar att avsändaren har försökt och varför det inte lyckades.
Kontrollera själv
Våra försändelser går via Secumail B.V., som bedriver verksamhet under namnet SecuMailer. Företaget finns på EU:s betrodda förteckningar (EU Trusted List) som kvalificerad tillhandahållare av en tjänst för elektroniska rekommenderade leveranser, under tillsyn av Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, den nederländska tillsynsmyndigheten. Du behöver inte ta vårt ord för det – du kan själv slå upp det:
Har du en fråga?
Mejla support@briefverzenden.nl. Gäller det ett meddelande som du har fått, skicka med referensen.